KI kann aus einer E-Mail Aufgaben ableiten, aus einem Gespräch offene Punkte erkennen und aus einem Gedankenfragment einen Projektplan formulieren. Das klingt nach einem perfekten Produktivitätssystem. In der Praxis entsteht häufig nur ein zusätzlicher Eingangskorb, der sich besonders wortreich füllt.
Getting Things Done, kurz GTD, bietet eine nützliche Gegenbewegung. Die Methode trennt fünf Tätigkeiten: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Handeln. Diese Trennung ist für die Zusammenarbeit mit KI wichtiger als die Wahl des Modells.
1. Erfassen: KI darf beim Einsammeln helfen
Ein verlässlicher Eingang nimmt alles auf, was Aufmerksamkeit beansprucht. Das können E-Mails, Notizen, Besprechungen, Sprachnachrichten oder Fundstücke aus dem Web sein.
KI kann diesen Schritt erleichtern:
- Besprechungsnotizen transkribieren,
- Aufgaben und Zusagen aus Nachrichten markieren,
- ähnliche Fundstücke bündeln,
- lange Dokumente für die spätere Prüfung vorstrukturieren und
- unvollständige Angaben sichtbar machen.
Sie sollte dabei nicht unkontrolliert zehn neue Eingänge eröffnen. Wenn Ergebnisse gleichzeitig in Chatverläufen, Notiz-Apps, Aufgabenmanagern und automatisch erzeugten Dokumenten landen, wird aus Erfassung Verteilung. Ein zentraler oder zumindest klar begrenzter Eingang bleibt notwendig.
2. Klären: Vorschläge sind noch keine Entscheidungen
Beim Klären fragt GTD für jeden Eintrag: Was ist das? Ist etwas zu tun? Welches Ergebnis wird angestrebt? Was ist die nächste sichtbare Aktion?
Genau hier kann KI stark sein. Aus „Website überarbeiten“ kann sie mögliche Teilaufgaben ableiten. Sie kann darauf hinweisen, dass „Angebot vorbereiten“ weder ein klares Ergebnis noch eine ausführbare Aktion ist. Sie kann Rückfragen formulieren:
- Für wen ist das Ergebnis bestimmt?
- Welche Entscheidung fehlt?
- Muss jemand anderes zuerst etwas liefern?
- Gibt es einen Termin oder nur einen Wunsch?
- Besteht das Vorhaben aus mehr als einem Schritt?
Die Antworten darf sie nicht erfinden. Ob ein Projekt wichtig ist, wer Verantwortung übernimmt oder welches Risiko vertretbar ist, bleibt eine menschliche Entscheidung.
Ein guter KI-Entwurf lautet deshalb nicht „Erledige Website“, sondern beispielsweise:
Gewünschtes Ergebnis: Freigegebene neue Startseite ist produktiv. Nächste Aktion: Entwurf mit Verantwortlichem am Freitag um 10 Uhr prüfen.
Das ist überprüfbar. „Website machen“ ist eher eine Stimmung.
3. Organisieren: Das Ergebnis braucht ein Zielsystem
GTD unterscheidet Kalender, nächste Aktionen, Projekte, „Warten auf“, „Vielleicht/Später“ und Referenzmaterial. KI-Ergebnisse sollten in dieselben klaren Kategorien überführt werden.
Eine praktische Zuordnung sieht so aus:
- Kalender: ausschließlich echte Termine und tagesgebundene Aktionen,
- Nächste Aktionen: konkret ausführbare Schritte,
- Projekte: gewünschte Ergebnisse mit mehreren Aktionen,
- Warten auf: delegierte Punkte mit verantwortlicher Person,
- Vielleicht/Später: bewusst nicht zugesagte Ideen,
- Referenz: Informationen ohne unmittelbaren Handlungsbedarf.
Die KI kann eine Zuordnung vorschlagen. Das Zielsystem muss jedoch feststehen. Ein Chat ist kein Aufgabenmanager, nur weil darin Aufzählungszeichen vorkommen.
4. Reflektieren: Der Wochenrückblick lässt sich nicht wegprompten
Ein System bleibt nur vertrauenswürdig, wenn es regelmäßig geprüft wird. Der GTD-Wochenrückblick räumt Eingänge auf, kontrolliert Projekte, verfolgt Delegationen und bewertet offene Ideen neu.
KI kann den Rückblick vorbereiten:
- Projekte ohne nächste Aktion auflisten,
- überfällige „Warten auf“-Punkte erkennen,
- doppelte Aufgaben markieren,
- neue Termine gegen bestehende Verpflichtungen prüfen,
- seit Wochen unveränderte Projekte hervorheben.
Sie kennt aber nicht automatisch die politische Bedeutung eines Projekts, die Belastung eines Mitarbeiters oder den Grund, warum eine Entscheidung vertagt wurde. Der Rückblick ist kein Bericht, den man konsumiert. Er ist eine bewusste Auseinandersetzung mit dem eigenen Bestand.
5. Handeln: KI kann Optionen ordnen, nicht Verantwortung übernehmen
GTD wählt nächste Aktionen anhand von Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Priorität. KI kann passende Optionen filtern: „Zeige mir Aufgaben unter 20 Minuten, die ich am Mac erledigen kann.“ Sie kann auch Abhängigkeiten oder gebündelte Arbeit vorschlagen.
Die Priorität ergibt sich trotzdem nicht allein aus Metadaten. Ein unscheinbarer Anruf kann wichtiger sein als fünf sauber beschriebene Aufgaben. Systeme unterstützen Urteilsfähigkeit; sie ersetzen sie nicht.
Ein sinnvoller Arbeitsablauf mit KI
Für den Alltag reicht ein klarer Ablauf:
- Neue Informationen landen in definierten Eingängen.
- KI markiert mögliche Aufgaben, Projekte und Rückfragen.
- Ein Mensch klärt Ergebnis, Verantwortung und nächste Aktion.
- Der geklärte Eintrag wandert in das zuständige System.
- KI unterstützt die regelmäßige Bestandsprüfung.
- Entscheidungen und Änderungen werden an ihrer kanonischen Quelle gepflegt.
Dieser Ablauf ist weniger spektakulär als ein autonomer Agent, der angeblich alles selbst organisiert. Dafür funktioniert er auch am Dienstagmorgen, wenn drei Projekte gleichzeitig kippen und niemand Zeit für eine philosophische Diskussion mit dem Chatbot hat.
Fazit
GTD macht sichtbar, an welcher Stelle KI nützlich ist. Sie kann erfassen, strukturieren, Rückfragen vorbereiten und Unstimmigkeiten finden. Klären, verpflichten, priorisieren und handeln bleiben verantwortliche Tätigkeiten.
Die Methode schützt damit vor einem typischen KI-Fehler: aus mehr Information automatisch mehr Organisation abzuleiten. Ein verlässlicher Eingang ist wichtig. Noch wichtiger ist, dass er regelmäßig geleert wird und jedes relevante Element einen nächsten sinnvollen Zustand erhält.
